Een klant belt met een vraag over de schoonmaak. Je collega noteert het gesprek, maar de planner denkt dat de klant al antwoord heeft. De volgende ochtend belt die opnieuw. Voorkom dat een gespreksverslag wordt aangezien voor afgehandeld werk: bewaar wat er is besproken en maak apart duidelijk welke actie nog nodig is. In JobLog24 gebruik je daarvoor contactmomenten en taken bij de betrokken locatie of werkbon.
1. Zoek eerst de juiste locatie
Vraag naar de locatie, de betrokken datum en zo nodig de werkbon. Een klant kan meerdere gebouwen hebben. Alleen de bedrijfsnaam noemen is dan onvoldoende om het gesprek later terug te vinden. Zoek de bestaande locatie en controleer het adres voordat je iets vastlegt. Maak voor een nieuw telefoontje geen tweede locatiedossier aan.
Het getoonde locatieoverzicht helpt je de juiste vestiging en het hoofdcontact te vinden. Het is geen gespreksverslag. Open de relevante locatie en leg de communicatie in die context vast. Gaat het uitsluitend over één uitvoering, controleer dan ook de werkbon waarop de vraag betrekking heeft.
Zoek een locatie op naam, klant of plaats. In het overzicht staan het adres en de hoofdcontactpersoon.
JobLog24 met voorbeeldgegevens.2. Scheid de vraag van de toezegging
Maak een contactmoment en controleer datum, methode, inkomend of uitgaand, contactpersoon, categorie en onderwerp. Schrijf in de tekst eerst wat de klant vraagt. Noteer vervolgens wat je daadwerkelijk hebt afgesproken. Een verzoek om eerder schoon te maken is nog geen bevestiging dat de planner dat heeft geregeld.
Gebruik een onderwerp dat een collega kan herkennen, zoals Terugbellen over schoonmaaktijd donderdag. Schrijf geen lange reconstructie van het hele gesprek als drie concrete zinnen volstaan. Benoem de betrokken uitvoering, de open vraag en de afgesproken terugkoppeling. Voeg alleen relevante bijlagen toe.
3. Maak van terugbellen een taak
Moet iemand beschikbaarheid controleren of de klant nog antwoorden? Gebruik Opslaan en taak toevoegen, of maak een taak vanuit de betrokken context. Geef de taak een duidelijk onderwerp, omschrijving, verantwoordelijke, vervaldatum en status. Verwijs herkenbaar naar het contactmoment.
Kies één verantwoordelijke voor de volgende actie. Planning kan het rooster onderzoeken terwijl de objectleider terugbelt; leg dan vast wie de terugkoppeling bewaakt. Een losse notitie zonder eigenaar vertelt collega’s wel wat er speelde, maar niet wie het oppakt. Spreek intern af wanneer open taken worden gecontroleerd.
Voorbeeld: de klant vraagt om een vroeger tijdstip
Dit is een fictief voorbeeld. Op maandag vraagt een klant of de donderdagbeurt van 18.00 naar 16.00 uur kan. Het kantoor belooft dinsdag terug te bellen na overleg met de planner. Het contactmoment vermeldt de wens en de terugbelafspraak. De taak krijgt een verantwoordelijke en dinsdag als vervaldatum. Het rooster is op dat moment nog niet gewijzigd.
De planner controleert de inzet en overlegt met de medewerker. Pas na de afgesproken afstemming wordt de concrete uitvoering aangepast. Daarna controleert kantoor de planning en het medewerkersrooster. De klant krijgt via het afgesproken kanaal antwoord. Leg dat nieuwe contactmoment vast en werk de taakstatus bij als de terugkoppeling werkelijk is gedaan.
4. Controleer wat opslaan wel en niet heeft gedaan
Een contactmoment met methode E-mail legt vast dat e-mailcommunicatie plaatsvond. Het contactformulier verstuurt daarmee niet zelf een e-mail. Wil je de klant mailen, doe dat via de afgesproken mailroute en controleer het verzonden bericht. Zet een nog te sturen bevestiging niet neer alsof deze al is verzonden.
Ook een afgeronde terugbeltaak is geen bewijs dat de schoonmaak is uitgevoerd. Houd de stappen uit elkaar: gesprek vastgelegd, antwoord gegeven, werk ingepland en werk uitgevoerd. Een logboeknotitie kan een waarneming bij het werk beschrijven. De taak bewaakt de opvolging; de werkbon blijft de plek om de concrete uitvoering te controleren.
5. Sluit af met een controle door je collega
Laat bij overdracht een collega vanuit de locatie de vraag, laatste afspraak en open taak terugvinden. Kan die zonder extra telefoontje zien wie iets moet doen? Controleer ook of de taakstatus klopt wanneer je wacht op een klant of medewerker. In de wacht is niet hetzelfde als voltooid.
Voor de ondernemer wordt zo zichtbaar welke toezeggingen nog openstaan. Voor de planner blijft duidelijk welke roosterwijziging wel of niet is bevestigd. De schoonmaker krijgt de actuele opdracht via het eigen rooster, niet via een aanname op basis van een kantoorverslag. Bekijk bij Klanten en locaties en in de rondleiding hoe deze onderdelen samenkomen.
Veelgestelde vragen
Verstuurt een contactmoment met methode E-mail zelf een bericht?
Nee. Die methode registreert communicatie. Verstuur het bericht via de afgesproken mailroute en controleer daar of het is verzonden.
Moet ieder telefoontje een taak krijgen?
Alleen als er nog een actie nodig is. Een afgeronde informatievraag kan als contactmoment volstaan. Een beloofd onderzoek of terugbelmoment vraagt om duidelijke opvolging.
Past een contactmoment het rooster automatisch aan?
Nee. Controleer en wijzig de betrokken uitvoering afzonderlijk wanneer dat is afgesproken. Bekijk daarna de planning en het medewerkersrooster.
Handboek 1.4 / roadmap 1.1 / review 2026-11-02