Een schoonmaker vraagt twaalf flessen aan. Kantoor leest twaalf dozen. Het artikel klopt, de locatie klopt, maar de hoeveelheid niet. Maak daarom vóór het versturen duidelijk wat één verpakking bevat en hoeveel van die verpakkingen nodig zijn. In JobLog24 vraagt de medewerkersapp om hele verpakkingen. Een getal heeft pas betekenis wanneer de productomschrijving erbij staat.
Begin bij het artikel en de verpakking
Open vanuit de juiste werkbon de materiaalaanvraag en controleer eerst de locatie. Kies daarna het product uit de lijst. Lees de verpakkingsomschrijving helemaal: een fles, een doos met twaalf flessen en een doos met twintig pakken zijn verschillende hoeveelheden. Gebruik de artikelcode wanneer twee producten bijna dezelfde naam hebben.
Kantoor beheert de productnaam, leverancier, artikelcode en verpakkingsomschrijving via Instellingen → Producten. Is die omschrijving onduidelijk, laat kantoor dat eerst controleren. Een medewerker hoort niet te hoeven raden hoeveel losse stuks achter één invoerveld zitten.
Reken de behoefte om naar hele verpakkingen
Stel als rekenvoorbeeld dat een artikel per doos van twaalf flessen wordt aangevraagd. Voor vierentwintig flessen zijn twee dozen nodig. Het in te vullen aantal verpakkingen is dan 2, niet 24. Vermeld bij twijfel in de notitie ook de bedoelde hoeveelheid, bijvoorbeeld: twee dozen, samen vierentwintig flessen.
Zijn er maar zes flessen nodig, vul dan niet zonder overleg een halve verpakking in. De medewerkersapp gebruikt hele verpakkingen. Laat kantoor bepalen welke hoeveelheid passend is en of er een geschikt artikel voor losse eenheden beschikbaar is. Dat is een praktische afspraak; de app rekent je behoefte niet automatisch om naar een bestelling.
Lees de ingevulde regel als een bestelling
Het productbeeld laat handdoekpapier zien met de omschrijving Doos met 20 pakken en Aantal verpakkingen: 2. Dat betekent twee dozen, samen veertig pakken. Het voorbeeld laat zien waarom alleen het getal 2 doorgeven onvoldoende is. Lees productnaam, verpakkingsomschrijving en aantal steeds samen.
Controleer de overige regels op dezelfde manier. Voeg een gewenste leverdatum als toelichting toe als die voor het werk nodig is. Een notitie zoals graag voor vrijdag aanvullen is een verzoek, geen bevestigde leverafspraak. Voor het versturen van een nieuwe aanvraag is internet nodig.
Vraag materialen aan met aantallen en een notitie. Voor het versturen is een internetverbinding nodig.
JobLog24 met voorbeeldgegevens.Laat kantoor de hoeveelheid teruglezen
Kantoor controleert in het aanvraagdetail de locatie, producten en aantallen. Spreek bij een opvallend aantal eerst met de aanvrager. De vraag Bedoel je drie dozen of drie flessen? is concreter dan Klopt deze bestelling? Leg de verduidelijking vast bij het verzoek voordat de levering wordt geregeld.
Voorbeeld: een medewerker heeft 12 ingevuld bij een doos met 12 flessen, maar bedoelt twaalf flessen totaal. De aanvraag staat dan voor 144 flessen. Kantoor spreekt één doos af en controleert de gecorrigeerde aanvraag. Gebruik dit als intern rekenvoorbeeld, niet als bewijs van een werkelijk gebeurd klantincident.
Controleer de aflevering en de administratie apart
Laat de bezorger bij aflevering de werkelijke artikelen en verpakkingen vergelijken met de aanvraag. Leg afwijkingen concreet vast: welk artikel, hoeveel afgesproken en hoeveel daadwerkelijk afgeleverd. Bevestig geen volledige levering wanneer dat niet is gebeurd. Laat kantoor bij een afwijking bepalen welke vervolgactie nodig is.
Controleer vóór materiaalfacturatie opnieuw aantallen en verkoopprijzen. Een schoonmaker kiest bij een nieuwe appaanvraag geen verkoopprijs. Kantoor controleert die via de artikelselectie. Een ontbrekende prijs is iets anders dan een bewust vastgelegde nulprijs. Een correct aantal dozen bewijst op zichzelf dus nog niet dat de factuur klopt.
Maak één leesafspraak voor het hele team
Gebruik op kantoor en op locatie dezelfde zin: ik vraag dit aantal van deze verpakking aan. Laat een nieuwe medewerker één aanvraag teruglezen voordat die zelfstandig materiaal bestelt. Dat werkt ook bij vervanging, wanneer iemand de gebruikelijke artikelen van de locatie nog niet kent.
JobLog24 houdt aanvraag, toewijzing en levering bij elkaar. Gebruik de materiaaloplossing hieronder voor die werkwijze en de rondleiding voor de samenwerking tussen kantoor en medewerker. De beschreven controle is een werkafspraak; dit artikel belooft geen automatische voorraadberekening of inkoopadvies.
Veelgestelde vragen
Vul ik het aantal flessen of het aantal dozen in?
Vul het aantal verpakkingen in zoals het gekozen product die omschrijft. Staat er doos met twaalf flessen, dan betekent 2 twee dozen en dus vierentwintig flessen.
Wat als ik minder dan één verpakking nodig heb?
Overleg met kantoor. De medewerkersapp gebruikt hele verpakkingen. Laat kantoor bepalen welke hoeveelheid of welk passend artikel gebruikt moet worden.
Is een gewenste datum in de notitie een leverbevestiging?
Nee. Kantoor moet de aanvraag beoordelen en de levering regelen. Controleer de afgesproken levering afzonderlijk.
Handboek 1.4; roadmap 1.1; review 2026-10-30