De dozen staan bij de klant en de levering is bevestigd. Toch lukt het kantoor niet om de materiaalaanvraag om te zetten naar een factuur. Begin bij de bestaande aanvraag en lees de foutmelding. Een bevestigde levering bewijst wat er is afgeleverd, maar niet dat alle factuurgegevens compleet zijn. In JobLog24 kunnen een ontbrekende verkoopprijs of een ontbrekende of ongeldige btw-koppeling de aanmaak blokkeren.
1. Open de oorspronkelijke materiaalaanvraag
Ga in Office naar Materialen en open de aanvraag voor de juiste locatie. Controleer de artikelen, aantallen, afleverinformatie en historie. Noteer de aanvraagreferentie en de precieze foutmelding. Zo kan een collega dezelfde aanvraag onderzoeken zonder een nieuwe bestelling of tweede levering aan te maken.
Het productbeeld toont het aanvragenoverzicht met locatie, aanmaker en status. In dit voorbeeld staat de aanvraag op Klaar voor levering. Dat is nog geen bewijs van aflevering. Open voor je eigen aanvraag het detail en controleer de werkelijke status en het afleverrapport. Vraag bij een verschil eerst aan de bezorger wat daadwerkelijk is overhandigd.
Kantoor ziet de materiaalaanvraag bij de locatie, wie deze heeft aangevraagd en de leverstatus.
JobLog24 met voorbeeldgegevens.2. Controleer de verkoopprijs op iedere regel
Een nieuwe aanvraag vanuit de medewerkersapp bevat geen door de schoonmaker gekozen verkoopprijs. Kantoor moet die via de artikelselectie controleren en zo nodig opnieuw vastleggen. Neem daarom niet aan dat een aangevraagd product automatisch een bruikbare prijs in deze aanvraag heeft, ook wanneer het product al langer in de catalogus staat.
Loop alle regels langs. Controleer welk artikel is gekozen, wat de verpakkingseenheid is en welk aantal daarbij hoort. Vergelijk de vastgelegde verkoopprijs met de afgesproken prijs voor de klant. Een inkoopprijs vertelt wat je zelf betaalt; die bepaalt niet zonder meer wat je aan de klant wilt doorberekenen.
Een ontbrekende prijs is iets anders dan een bewust opgegeven nulprijs. Vul niet zomaar nul in om voorbij een foutmelding te komen. Laat de verantwoordelijke eerst bepalen of de materialen werkelijk zonder kosten worden geleverd. Leg die afspraak vast, zodat de administratie later begrijpt waarom een regel geen opbrengst heeft.
3. Controleer de btw-koppeling bij het product
Iedere materiaalregel gebruikt het btw-tarief van het bijbehorende product. Ontbreekt die koppeling of is zij ongeldig, dan kan de factuur niet worden aangemaakt. Controleer het betrokken product via Instellingen → Producten en laat de administratie de juiste inrichting vaststellen. Pas geen willekeurig tarief toe om de verwerking door te laten gaan.
Verschillende producten kunnen verschillende btw-tarieven op één factuur hebben. Beoordeel daarom de productregels afzonderlijk. Ga na het herstellen terug naar de oorspronkelijke aanvraag en controleer de gegevens opnieuw. Een wijziging bij het product is een reden om de uitkomst te controleren, niet om zonder controle te verwachten dat iedere bestaande regel al klopt.
4. Maak het concept vanuit dezelfde aanvraag
Zijn locatie, levering, aantallen, verkoopprijzen en productgegevens gecontroleerd, kies dan in het aanvraagdetail Omzetten naar factuur. Vul een herkenbare factuuromschrijving in en bevestig. Wacht op de uitkomst. Controleer het factuurnummer, de koppeling naar de bronaanvraag, de regels, btw en het totaal.
Blijft de bevestiging uit, controleer eerst het factuuroverzicht en de aanvraagstatus voordat je opnieuw probeert. Maak geen losse tweede factuur alleen omdat een scherm niet duidelijk reageert. Bij een concrete afwijzing herstel je de genoemde oorzaak. Is de uitkomst onduidelijk, laat kantoor of de beheerder eerst vaststellen of er al een concept bestaat.
Voorbeeld: de levering klopt, de prijs ontbreekt
Fictief voorbeeld: een medewerker vraagt twee dozen handdoekpapier aan. De bezorger levert beide dozen en bevestigt dit. Bij de kantoorcontrole blijkt dat de aanvraagregel geen verkoopprijs bevat. De planner vraagt de medewerker niet om de levering nogmaals te bevestigen; de ontbrekende informatie zit in de administratie.
Kantoor controleert de afgesproken prijs via de artikelselectie en legt die vast. Daarna worden de productkoppeling, aantallen en btw gecontroleerd. Vanuit dezelfde aanvraag wordt het concept gemaakt. De medewerker levert bewijs van de uitvoering; kantoor beoordeelt wat daarvan op de factuur hoort.
5. Houd concept, verzending en betaling uit elkaar
Een aangemaakte conceptfactuur is nog geen bewijs dat de klant een factuur heeft ontvangen of betaald. Controleer het concept in Factuuroverzicht en gebruik daarna alleen de ingerichte en gecontroleerde verzend- of overdrachtsroute. Bij Exact is de overdracht bedoeld om een concept in de boekhouding klaar te zetten.
Laat een onopgeloste aanvraag niet zonder eigenaar liggen. Leg een vervolgtaak vast met verantwoordelijke, datum en de ontbrekende informatie. Gebruik de materiaaloplossing hieronder voor de aanvraag- en leveringsstappen en de facturatieoplossing voor de administratieve vervolgcontrole.
Veelgestelde vragen
Moet de schoonmaker een verkoopprijs invullen?
Nee. Bij een nieuwe aanvraag in de medewerkersapp kiest de schoonmaker geen verkoopprijs. Kantoor controleert en registreert die via de artikelselectie.
Is een ontbrekende prijs hetzelfde als gratis materiaal?
Nee. Gratis levering vraagt een bewuste afspraak en een vastgelegde nulprijs. Gebruik nul niet als tijdelijke oplossing voor een ontbrekende prijs.
Moet ik de aanvraag opnieuw maken bij een fout?
Begin met de bestaande aanvraag en de foutmelding. Controleer eerst of er al een concept bestaat en herstel de concrete oorzaak. Een nieuwe aanvraag kan de samenhang met de levering verbreken.
Handboek 1.4 / roadmap 1.1 / review 2026-11-07