De schoonmaker staat op tijd bij het gebouw, maar niemand doet open. Voor kantoor is dan meer nodig dan een bericht dat het niet lukte. Welke locatie was het, wie is gebeld en welk werk blijft liggen? Spreek vooraf een eenvoudige werkwijze af. Zo kan de medewerker verder en kan de planner een besluit nemen zonder later de hele ochtend te reconstrueren.
Controleer eerst de concrete afspraak
Open de werkbon voor vandaag en controleer locatie, adres en geplande tijd. Bekijk bij Taken de werkomschrijving. Misschien gaat de afspraak over een andere ingang of een ander deel van het gebouw. Controleer de beschikbare informatie voordat je concludeert dat de klant afwezig is.
Gebruik in JobLog24 Acties en Contactpersonen voor de beschikbare contactgegevens, of bel het afgesproken kantoornummer. Spreek intern af wie beslist over wachten, vertrekken of een volgende locatie. Een opgeslagen notitie vervangt bij een dringend probleem geen rechtstreeks contact.
Op de werkbon staan locatie, afspraak en de knoppen voor tijdregistratie, taken, foto’s en logboek. De opname toont een afzonderlijk demonstratiemoment.
JobLog24 met voorbeeldgegevens.Noteer waarnemingen, geen conclusies over schuld
Leg bij de betreffende werkbon vast wanneer je aankwam, wat de toegang verhinderde, welke contactpogingen je deed en wat daarop volgde. Schrijf bijvoorbeeld dat de aangewezen ingang gesloten was en dat er niet werd opgenomen. Vermijd een conclusie als de klant is zijn afspraak vergeten wanneer niemand dat heeft bevestigd.
Vermeld ook welk werk niet is uitgevoerd en of een deel wel kon doorgaan. Een foto is alleen nuttig als die iets verduidelijkt. Gebruik Logboek of Foto toevoegen bij de juiste werkbon en controleer dat de terugkoppeling is opgeslagen. Foto-upload vraagt internet.
Houd tijdregistratie en uitvoering uit elkaar
Een geopende werkbon start de klok niet. Alleen de app sluiten stopt een lopend tijdblok evenmin. Is de klok al gestart, bespreek dan met kantoor hoe de feitelijke situatie wordt vastgelegd. Gebruik geen verzonnen begin- of eindtijd om het rooster passend te maken. Noteer aankomst, contactpogingen en vertrek zodat de verantwoordelijke de registratie kan beoordelen.
Stoppen beëindigt een tijdblok; Werk afronden sluit de werkbon. Kies niet automatisch Werk afronden omdat je vertrekt terwijl de schoonmaak niet is uitgevoerd. Meld de situatie met datum en werkbonnummer aan kantoor. Wachturen, goedgekeurde loonuren en factureerbare tijd vragen ieder hun eigen beoordeling volgens de geldende afspraken.
Laat de planner één duidelijke vervolgstap kiezen
De planner controleert de melding en spreekt met de klant af of toegang alsnog mogelijk is, de uitvoering wordt verplaatst of de beurt vervalt. Leg vast wie dit heeft afgesproken en wanneer. Verander niet ongemerkt het hele terugkerende rooster voor één mislukte uitvoering.
Controleer bij een nieuwe afspraak zowel de locatieplanning als het rooster van de medewerker. Laat de medewerker de bijgewerkte opdracht met verbinding openen. Maak een vervolgtaak met verantwoordelijke en datum als de toegang nog geregeld moet worden. Een logboeknotitie wijst die verantwoordelijkheid niet vanzelf toe.
Voorbeeld: de contactpersoon komt pas later
Dit is een fictief voorbeeld. Een medewerker arriveert om 07:00 bij een kantoor. De afgesproken ingang is gesloten. Om 07:04 belt zij de contactpersoon zonder antwoord en om 07:07 de planner. Om 07:12 bevestigt de klant aan de planner dat toegang pas om 09:00 mogelijk is. De planner spreekt een nieuwe uitvoering af en bevestigt de wijziging aan de medewerker.
De notitie bevat deze gebeurtenissen, de afgesproken vervolgstap en de vermelding dat nog niet is schoongemaakt. Het voorbeeld legt geen standaard wachttijd of recht op betaling vast. De administratie beoordeelt de uren en eventuele kosten aan de hand van de werkelijke omstandigheden en afspraken.
Controleer de overdracht voordat je het afsluit
Kantoor controleert of de melding, tijdregistratie en nieuwe afspraak bij dezelfde locatie en uitvoering terug te vinden zijn. Bij offline registratie volgt die controle nadat de verbinding is hersteld. Maak geen tweede registratie om een ontbrekende bevestiging te omzeilen.
Laat de administratie een eventuele klantfactuur afzonderlijk beoordelen. Een gemiste beurt verandert een abonnementsbedrag niet vanzelf. Controleer vóór het volgende bezoek bovendien of de toegangsafspraak duidelijk is en de juiste contactpersoon bereikbaar is. Daarmee is ook de oorzaak van de mislukte uitvoering opgevolgd.
Veelgestelde vragen
Moet ik een werkbon afronden als ik niet naar binnen kan?
Rond niet automatisch af alsof de schoonmaak is uitgevoerd. Meld de situatie met locatie, datum en werkbonnummer aan kantoor en laat de juiste verwerking bepalen.
Is een logboeknotitie voldoende om de planner te waarschuwen?
Bel bij een dringend toegangsprobleem via de afgesproken contactroute. Controleer daarnaast dat de notitie is opgeslagen; ga niet uit van automatische opvolging.
Mag je wachttijd altijd doorberekenen aan de klant?
Dat volgt niet uit de werkbonstatus. Laat de verantwoordelijke de klantafspraak en omstandigheden beoordelen voordat kosten worden verwerkt.
Handboek 1.4; roadmap 1.1; review 2026-10-29